يشكل العرض المالي والفني سواء المقدم من المستثمرين المستقلين أو من خلال الشركات أهمية كبيرة، فهذه العروض هي وسيلة التواصل والإقناع للجهة الأخرى سواء كانت جهة حكومية أو خاصة وعرض أبرز الخدمات التي تقدمها الشركة بشكل احترافي وتمثل العروض الفنية جزء من عملية عطاء تنافسية أو استجابة لطلبات عروض، فهي أدوات اتصال بين مقدمي العروض والعملاء، ويراعى عند كتابة العرض توافر المعلومات وسرية الوثيقة وكتابة مقدمة عن المنتج المقدم في العرض ووجود التفاصيل المالية والتكاليف في العرض المالي وتحديد المخاطر التي قد تحدث وكيف يمكن تجنبها ووضع الجدول الزمني المتوقع لإنجاز الأعمال وعمل جدول الدفعات المالية وجدول التكاليف وتحديد آلية إدارة المشروع وصلاحية العرض ومتى ينتهي، هذا بالإضافة إلى كتابة نبذة عن الشركة والخدمات التي تقدمها، مع ذكر خبرة الشركة وسابقة أعمالها.
مفهوم العرض المالي والفني للمشروع
- يقصد بالعرض الفني للمشروع مكونات المشروع وطريقة التنفيذ بالتفصيل وفريق العمل والأطراف المشاركة، و يشمل العرض مواصفات المشروع والمواد والمعدات المستخدمة، وحجم العمالة، والتصميمات والمخططات وسكن العمال والمهندسين وتصاريح العمل والدخول الخاصة بهم، وكل ما يتعلق بالتنفيذ والمواصفات ومتطلبات الشركة.
- و يقصد بالمفهوم المالي للمشروع: التكلفة الإجمالية للمشروع والتكلفة التفصيلية للمشروع، ويشمل أيضًا التكلفة الإجمالية التي ستدفعها الجهة إلى الفائز بالمشروع نظير تنفيذ المشروع، ويشمل الدفعات وتقسيمها على مراحل التنفيذ الأساسية، ورسوم أية خدمات إضافية يطلبها العميل خلال التنفيذ وطريقة السداد.
مكونات العرض المالي والفني للمشروع
مكونات العرض الفني هي تحديد البيانات الخاصة بمصادر ونوع المواد والأصناف المقدم عنها العرض، سابقة أعمال، وجود البطاقة الضريبية، بيانات القيد في السجل الصناعي أو التجاري، شهادة التسجيل لدى الضرائب، ومكونات التحليل المالي للمشروع هي: قوائم الأسعار، التكلفة الإجمالية، طريقة السداد.
ضوابط العرض المالي والفني
في ضوابط التحليل الفني يجب مراعاة المواصفات المقدمة من الشركات بحيث تكون شاملة وواضحة فيجب تقديم المخططات والتصميمات الأصلية ولا يقبل وجود أي تناقض في المعلومات بين المخطط الأصلي والعرض الفني المقدم، وعدم وجود أي بيانات مالية في أي جزء من أجزاء العرض الفني، وفي ضوابط العرض المالي يراعى أن:
- تقدم الجهة المتنافسة العرض المالي موقعًا من الشخص المفوض من الشركة ومختوم بختم الشركة.
- يجب أن تكون الأسعار شاملة ضريبة المبيعات وكافة الضرائب والرسوم إن وجد.
- يجب ألا يحتوي المظروف المالي على أية تحفظات لها علاقة بسعر صرف العملة الأجنبية ويجب أن تكون الأسعار ثابتة حتى إتمام الالتزامات الفنية في الكراسة وصرف المستحقات.
- أن يشمل السعر كافة الضرائب المستحقة بما فيها ضريبة المبيعات والتدريب.
- أن تشتمل البيانات المالية وعلى سبيل المثال لا الحصر: التكاليف و الأتعاب والرسوم والأسعار والأجور وأي مصاريف أخرى.
- يجب أن تشتمل الأسعار على جميع التكاليف بما في ذلك تكاليف الشحن والجمارك ورسوم التخليص والتوريد.
- يتعين على مقدم العرض تقديم الضمان البنكي الابتدائي في مظروف مغلق ومستقل، وتكتب الأسعار بأرقام وحروف مؤرخة وموقعة من مقدم العطاء ولا يجوز
- التعديل أو المحو فيها، وكل تصحيح في الأسعار وغيره يحق إعادة كتابته برقم وحروف وتوقيع.
- إذا ما تم ترسية العقد على مقدم العرض، فيتوجب عليه تقديم خطاب الضمان النهائي ليحل محل خطاب الضمان الابتدائي.
إعداد العرض المالي والفني للمنافسات الحكومية والخاصة من خلال شركة استثمار
عند التقديم على المناقصات لا بد من تقديم العروض المالية والفنية للأعمال بصيغة دقيقة واحترافية، وهناك نقاط فنية يجب الحصول بها على أعلى تقييم فني، ليبدأ بعد ذلك التقييم المالي، وتقدم لك شركة استثمار لدراسة الجدوى نموذج العرض المالي والفني من قبل مختصين لديهم خبرة كافية بالنقاط والشروط الواجب ذكرها في العروض المالية والفنية، وبالنسبة للعرض الفني، العناصر هي:
- ملخص تنفيذي: وهو تلخيص للعرض الفني من نحن: وهو تعريف بالشركة وتاريخها وخبرتها وقدراتها
- سابقة الأعمال: ويتم فيها سرد المشروعات السابقة التي نفذتها الشركة، المتطلبات ونطاق العمل: وفيها يتم توضيح متطلبات العمل ومجالاته
- المواصفات الفنية: وفيها يتم وصف المواصفات الفنية للمواد والمعدات الخاصة بالمشروعات
- فريق العمل: يتم اختيار فريق العمل وتوفير معلومات حول خبرات الفريق
- القدرات الفنية: وهنا يتم توضيح القدرات الفنية للشركة والأدوات والمعدات المستخدمة
- النهج المتبع: توضيح النهج الذي تتبعه الشركة في تنفيذ الأعمال
- الجدول الزمني: ويتحدد في هذا الجدول الزمن المتوقع لإتمام الأعمال، الضمانات حيث يتم إضافة أية ضمانات يقدمها مقدم العرض
- العناصر الرئيسية في العرض المالي: التكلفة الإجمالية، وفيها يتم توضيح التكلفة الإجمالية للعمل
- شروط الدفع: يتم توضيح المبالغ المدفوعة مسبقًا والمبالغ التي تدفع بشكل دوري والمبالغ التي تدفع عند الانتهاء من العمل
نصائح تقدمها لك شركة استثمار لكتابة العرض المالي والفني بشكل احترافي
- قراءة المستندات بعناية والتأكد من فهم جميع المتطلبات والشروط جيدًا قبل البدء في كتابة العرض.
- كتابة العرض بطريقة سهلة وواضحة ودقيقة.
- استخدام النماذج والأمثلة والبيانات الداعمة عند كتابة العرض.
- كتابة العرض المالي والفني بشكل متكامل في جميع الأجزاء.
- المراجعة جيدًا قبل التسليم، وذلك للتأكد من خلو العرض من أية أخطاء قبل تقديمه.
الأسئلة الشائعة
كيف تقدم عرض فني ومالي؟
عند تقديم العرض الفني والمالي عليك اتباع مجموعة من الاستراتيجيات وهي:
- فهم احتياجات العميل وتحديد أهدافه.
- الفهم الجيد للمتطلبات والامتثال لها.
- الإيجاز والوضوح والدقة في كتابة العرض.
- حدد القيمة المضافة التي يمكن تقديمها مثل معايير الجودة وتوفير التكاليف وتحسين الكفاءة.
- الاحترافية في تنسيق وتصميم العرض.
كيف اكتب عرض مالي؟
حينما تكتب عرض مالي عليك التأكيد على عدة نقاط أهمها:
- معرفة كل المعلومات عن العرض.
- التأكيد على سرية الوثيقة ومراعاة خصوصيتها.
- وجود جدول التعديلات وجدول المحتويات.
- التركيز على معلومات الاتصال والمرجعية في المشروع.
- وجود مقدمة عن المنتج أو الخدمة المقدمة.
- تحديد التفاصيل التي تخص المنتج أو الخدمة المقدمة.
- وضوح منهجية العمل المتبعة من قبل الشركة، من حيث التحليل والتصميم وغيرها.
- تحديد آلية إدارة المشروع.
- وضوح الهيكل التنظيمي في المشروع
- تحديد آليات المراجعات الدورية.
- وضع جدول زمني محدد للمشروع
- التأكيد على التفاصيل المالية وجدول التكاليف.
- وضع جدول الدفعات المالية.
- تحديد صلاحية العرض ومتى ينتهي.
في نهاية المقال نكون قد تعرفنا على مفهوم ومكونات وضوابط العرض المالي والفني للمشروعات وتعرفنا على أهمية العروض المالية والفنية وكذلك تطرقنا إلى بعض النصائح التي تقدمها لك شركة استثمار لدراسة الجدوى حتى تستطيع أن تكتب عرض فني ومالي متميز حتى يتم قبول العرض وتقييمه بمستوى متقدم من خلال الامتثال للمتطلبات والاشتراطات الموضوعة وكذلك التزام الشركة بالشروط والمواصفات الفنية للمنتج ويأتي التأكيد على المواصفات الفنية أولا، وبعد ذلك يبدأ التقييم الفني وتعد العروض المالية والفنية بمنزلة قنوات التواصل بين الشركة والعملاء، وهي فرص استثمارية تدعم نجاح مشروعك أو شركتك وتضمن لك الربحية المالية العالية والاستمرار في العمل وبالتالي استقرار شركتك واستمرارها
