يتساءل كل صاحب مشروع عن مراحل ادارة المشروع الذي تحقق له الأهداف المرجوة منه وتنقسم المراحل إلى 5 مراحل أولها بدء المشروع بعد تحديد فكرته الأساسية وتحويلها إلى واقع يمكن قياسه وتنفيذه، التخطيط للمشروع، تنفيذ المشروع، الرصد والمتابعة للمشروع ثم إنهاء المشروع، ومن هنا نستطيع فهم مراحل دورة حياة المشروعات سواء التنموية أو التجارية والتي بدورها تعمل على نجاح سير العمل وتحقيق الأهداف المنشودة من المشروعات، وتعد مراحل إدارة المشروعات ذات أهمية كبيرة لأنها توفر معايير القيادة والتوجيه للمشروعات من خلال الدراسة والتخطيط والتنفيذ والمتابعة والرصد لنتائج المشروع مما يضمن نجاح المشروعات واستمرارها.
مراحل ادارة المشروع
في البداية يجب علينا تعريف المشروع، حيث إن المشروع هو ذلك النشاط الذي له موعد نهائي وقد يكون هذا المشروع مهمة أو قرار أو هدف أو شيء تريد القيام به لتحقيق غاية ونتيجة محددة، ومراحل ادارة المشروع هي عملية منظمة ومحددة بخطوات دقيقة منظمة يمر بها المشروع من أجل تحقيق هدف المنشأة بفاعلية وكفاءة عالية وفي هذا المقال سنتعرف على مراحل إدارة المشروعات بشكل مفصل.
مرحلة إطلاق المشروع
هي مرحلة البدء في المشروع وهي المرحلة الأولى من مراحل ادارة المشروع ويبدأ المشروع بعد تحديد فكرته وعرضها على فريق العمل وعمل عصف ذهني لديهم للإجابة على الأسئلة المطروحة المتعلقة بفكرة المشروع والتأكد من أن الفكرة تصلح لأن تحول إلى مشروع يمكن تنفيذه، وفي هذه المرحلة يتم تحليل الوضع الحالي وفهم الاحتياجات وتكوين صورة كاملة عن المشروع وتحديد ما إذا كان المشروع يمكن تنفيذه أم لا، فإذا تمت الموافقة على المشروع فإنك ستحتاج إلى إنشاء ميثاق أو مستند بدء المشروع، وفي هذه المرحلة يتم جمع أي معلومات لديك تجاه المشروع، وتعد هذه المرحلة من أهم المراحل، حيث إن البحث الجيد قبل البدء في المشروع سيضمن لك تحقيق الأهداف المرجوة بنجاح.
التخطيط للمشروع
الخطوة الثانية من مراحل ادارة المشروع هي التخطيط للمشروع وهي العمل على وضع خطة عمل تنفيذية للمشروع وعمل دراسة جدوى تفصيلية متكاملة عن المشروع حيث إن مرحلة التخطيط هي المراحل المهمة، لأنها المرحلة التي تحدد نجاح المشروع أو فشله والشركات التي لا تخطط جيداً لا تحقق نجاحاً لمشروعاتها، ويشمل التخطيط على:
إنشاء جدول سير العمل، تحديد الموارد التي يحتاجها المشروع، تحديد المهام، تقدير التكاليف التى يحتاجها المشروع، تحديد المواعيد، تحديد المخاطر الذي سوف تواجه المشروع.
مكونات خطة المشروع
التخطيط الجيد هو أساس نجاح المشروعات ووضع خطة عمل تنفيذية يضمن لك نجاح مشروعك والشركات التي لا تخطط جيداً غالباً لا تتوقع نجاحاً لمشروعاتها، وهذا ما لا يرجوه صاحب المصلحة أو صاحب العمل.
الإطار الزمني
يتضمن الإطار أو الجدول الزمني المواعيد النهائية بعد اتخاذ قرار البدء مع أصحاب المشروع وهو الإطار الذي يترجم خطوات عمل المشروع من البداية على أن تكون الخطوات وفق تسلسل زمني.
الأهداف والغايات
عندما تكون الأهداف والغايات واضحة فإن ذلك يساعد بشكل كبير ويحث على الدافعية وإتمام العمل وذلك بقياس الأهداف ومدى واقعيتها وتحققها بشكل سريع وبدقة وجودة عالية.
الميزانية
من الضروري أن يعمل كل مشروع في حدود الميزانية المخصصة له قبل بداية المشروع.
التواصل
عند التواصل مع كافة الأطراف المشاركة في المشروع وإبلاغ الجميع بالأحداث المستمرة التي تخص المشروع فإن ذلك يساعد على إنجاز العمل وسد الثغرات وإزالة الحواجز ويحافظ التواصل على التوافق المستمر بين الجميع مما ينعكس على عملية إتمام العمل بشكل إيجابي وسريع.
تقييم الجودة
المتابعة المستمرة والتقييم لكل خطوة من خطوات العمل تسهم في إتمام المشروع ومن ثم يجب عليك وضع إرشادات الجودة التي يجب على فريقك الالتزام بها، وبذلك ستكون نتائج مشروعك ممتازة لأنها ستتمتع بالجودة.
المخاطر
بعمل عصف ذهني مع فريقك ستتمكن من الإجابة عن الأسئلة التي تتعلق بالمعوقات والمخاطر الذي قد تواجه مشروعك حتى تجد حلول لها قبل البدء في المشروع وهو ما يسمى بالخطة البديلة في حالة حدوث أي عراقيل مستقبلية.
تنفيذ المشروع
مرحلة التنفيذ هي المرحلة الثالثة من مراحل إدارة المشروع وهي مرحلة رؤية فكرة المشروع حقيقة واقعية وهي مرحلة النتيجة بعد اتخاذ القرار وبعد التخطيط، ويقول بيل جيتس أن إدارة المشروعات هي فن تحويل الأحلام إلى حقيقة ولذلك نجد أنه من الضروري تكوين فريق عمل يتمتع بقدرات ومهارات عالية مثل مهارة التخطيط ومهارة التواصل ومهارة حل المشكلات واتخاذ القرارات ومهارة إدارة الوقت ومهارة تحديد المخاطر المتوقعة وكيفية إدارتها، وتتميز مرحلة التنفيذ بالتواصل الإيجابي مع أصحاب المصلحة لمتابعتهم المستمرة لتقدم المشروع ومشاركتهم المستمرة في تقييم النتائج، وتقدم لك شركة استثمار لدراسة الجدوى هذه الخدمة بشكل مميز لأن لديها فريق يتمتع بالدقة العالية والكفاءة في عمل دراسة الجدوى كما أنها تقدم لك أفضل عروض على عمل دراسة الجدوى التفصيلية والاستشارات المتعلقة بمشروعك، حيث إن لدى الشركة فروع في جميع أنحاء المملكة العربية السعودية ولديها سابقة أعمال ونجاحات في عمل جميع أنواع دراسة الجدوى.
المراقبة والرصد
المراقبة هي المرحلة الرابعة من مراحل ادارة المشروع وفي هذه المرحلة يقوم مدير المشروع بتتبع الآداء الفعلي للمشروع ومقارنته بالأنشطة المخطط لها وتتم هذه العملية مع عملية التنفيذ بشكل متزامن وذلك لتحديد التغيرات التي قد تطرأ على المشروع وقت التنفيذ، و ضبطها والتعامل معها.
مرحلة الصيانة وإعادة الدورة التشغيلية
هذه المرحلة هي المرحلة الأخيرة من مراحل المشروع وفيها جزأين رئيسيين هما جزء يتعلق بالصيانة وجزء يتعلق بالدورة التشغيلية، فعندما نتحدث عن الصيانة نجد أن هذه الخطوة من أهم خطوات مراحل ادارة المشروع، حيث أنها تساعد على وجود المنتج دائمًا في حالة جيدة، وفي مرحلة الصيانة يتم تحديد النفقات المطلوبة من أجل عمل صيانة دورية سواء لتحسين المنتج أوعمل صيانة لأية أدوات أو معدات، وهذه الخطوة تتطلب من المديرين للمشروع فهم تكلفة الصيانة وتقديرها بشكل مستمر، لما لها من تأثير كبير على بناء جسور الثقة بين العملاء والقائمين على المشروع، حيث أن الجودة هي من أهم معايير إقبال الجمهور المستهدف على طلب المنتج مما يعمل على نجاح المشروع واستمراره، لذلك يجب عمل جدولة للتكاليف الفعلية وتقدير تكاليف الصيانة وتحديد معايير الجودة للمنتج وفقًا للمعايير الدولية المقررة، ووضع خطة لإدارة المخاطر وعمل خطة الميزانية وخطة الصيانة.
الجزء الثاني في أخر مرحلة من مراحل المشروع هو إعادة الدورة التشغيلية وهو مفهوم أساسي من مفاهيم الإدارة المالية، ولها دور مهم في إدارة التدفق النقدي وإدارة الأعمال وإدارة رأس المال، وفي هذه المرحلة يتم تحويل الموارد إلى نقد من خلال بيع السلع والخدمات والمنتجات التي يقدمها المشروع، وفي مرحلة إعادة الدورة التشغيلية هناك عنصران أساسيان لدورة التشغيل هما: فترة تحويل المخزون وهي فترة تحويل المواد الخام إلى مواد مصنوعة جيدًا يمكن بيعها، وفترة تحصيل الحسابات المدينة وهي الفترة التي يتم فيها تحصيل الحسابات من العملاء بعد البيع، وعند الالتزام بمراحل المشروع فإن ذلك يكون دليل على النجاح والتقدم في إدارة المشروعات لأن التخطيط مع النظام من أهم عوامل نجاح الأعمال.
لماذا تحتاج الشركات إلى أنظمة لإدارة مشاريعها؟
تحتاج جميع الشركات إلى أنظمة لتحديد الوقت النهائي للمشروع وتحديد الميزانية ضمن نطاق الشركة وتحديد الموارد المادية والبشرية اللازمة للمشروع كذلك معرفة الجوانب الفنية والاقتصادية والاجتماعية والبيئية للمشروع وهذا ما تقوم به شركات دراسة الجدوى لذا عليك الاستعانة بأصحاب الخبرة في مجال دراسات الجدوى لأن تطبيق مراحل ادارة المشروع لا تعمل على تحقيق أهداف المشروع فحسب ولكن تعمل على نجاح مشروعك وتحقيق أهدافه وفق الميزانية المحددة وفي الوقت المحدد وكذلك حسب الموارد المتاحة ولكى تقوم بكل الخطوات بتسلسلها الصحيح لتحقيق أهداف مشروعك عليك بالتعامل مع شركات متخصصة لدراسة الجدوى وذلك لتوافر الخبرة فى دراسة السوق مع إعداد خطط تدعم نجاح المشروعات وإيجاد الحلول في حالة حدوث أي إخفاقات ووضع الخطط البديلة لذلك، وتتكون كل مرحلة من عدة مهام تساعد على تحقيق الأهداف المنشودة من المشروع، وتشير مراحل ادارة المشروع إلى الخطوات التي من خلالها نصل إلى إكمال المشروع على أكمل وجه ممكن.
ما هي مهارات إدارة المشروع؟
يعتبر مفهوم مهارات إدارة المشروعات أمر في غاية الأهمية لتعزيز ونجاح المشروعات سواء كانت مشروعات صغيرة أم مشروعات كبيرة وذلك للحصول على أقصى درجات نجاح المشروع وتحقيق عنصر الكفاءة عند متابعة النتائج، ومن أهم هذه المهارات:-
الاتصال الفعال
يعد التواصل بين مدراء المشروعات وبين فريق العمل هو أهم مهارات نجاح المشروع وهو ما يحقق الإنتاجية والكفاءة لدى المشاركين في تنفيذ المشروع، فعلى مدراء المشروعات تعزيز هذه المهارة لديهم بشكل مستمر حتى يتمكنون من مشاركة رؤيتهم المستقبلية مع المشاركين في تنفيذ المشروعات وتعزيز الثقة بين جميع الأطراف المشاركة في المشروع لضمان نجاح المشروع وتحقيق الأهداف المرجوة منه واستمرار المشروع وتحقيق العائد المادي المتوقع حسب الجدول الزمني الذي تم تخطيطه وفقاً لخطة العمل.
إدارة المخاطر
وجود المشكلات والمخاطر أمراً وارداً عند التخطيط للمشروعات، وهذا يتطلب دائماً عمل عصف ذهني لفريق العمل حتى يتم رصد هذه المشكلات وتتبعها ووضع خطط لإدارة المخاطر والتصدي لها والعمل على حلها وكذلك وضع الفرضيات اللازمة للتغلب على هذه التحديات مما يؤدي إلى إتمام تنفيذ المشروع بنجاح ومن هنا نجد أنه من الضروري تدريب فريق العمل على فن إدارة المخاطر.
التفكير الناقد وحل المشكلات
التفكير الناقد وحل المشكلات هو أساس نجاح الأعمال الإدارية فهي مهارة يتمتع بها الشخص المبدع الذي يمتلك دائماً أفكاراً جديدة بناءة وعادةً نجد أن لديه القدرة على التخطيط الجيد واتخاذ القرارات الصائبة في الوقت المناسب، وفي هذه المهارة يتم تحليل المعلومات واستخدامها لتحقيق أفضل النتائج لذا يجب أن يكون مدير المشروع على دراية كافية بأهمية هذه المهارة ومساعدة فريق العمل لديه على تنمية هذه المهارة بعمل تنمية مهنية مستدامة لفريق العمل.
مهارة إدارة الوقت
من خلال الجدول الزمني المتفق عليه يجب على فريق العمل إتمام المشروع في الوقت المحدد وهناك العديد من الأدوات والتقنيات التي تساعد في تنظيم الوقت وإدارته بالكيفية المطلوبة وهذه الأدوات تعمل على تقسيم المهام حسب الأولوية مما يسهم بشكل كبير في تنظيم الوقت وترتيب المهام وبذلك تتم خطوات المشروع بكفاءة عالية وفي الوقت المحدد، وتعد مهارة إدارة الوقت من المهارات التي تعبر عن الجدية والمصداقية في العمل.
مهارة القيادة
تعد مهارة القيادة من المهارات الأساسية لأنها المهارة التي تعمل على توجيه وإرشاد الفريق للحصول على أفضل نتيجة يمكن الحصول عليها عند رصد نتائج المشروع، ويعد اكتساب مهارات القيادة من الضروريات بالنسبة لمدراء المشروعات ويمكن الحصول على العديد من المهارات من خلال حضور الدورات التدريبية المتاحة.
مهارة التفاوض
تساعد مهارة التفاوض على حل النزاعات والوصول إلى حلول وسط يرضى بها جميع الأطراف وهذه المهارة تساعد المدراء على التعامل بذكاء مع العملاء مما يجعله يحافظ على فرص النجاح في العمل بشكل كبير.
الأسئلة الشائعة
ما هي مراحل إنشاء المشروع؟
- توفير الأموال اللازمة لتأسيس مشروعك.
- عمل دراسة جدوى لمشروعك تفصيلية بمكتب دراسة جدوى لديه سابقة أعمال وفريق مميز يتمكن من عمل دراسة جدوى
- تفصيلية للمشروع.
- عمل التراخيص اللازمة.
- توفير الإمكانيات المادية والبشرية اللازمة لإتمام المشروع.
ما هي أدوات إدارة المشاريع؟
هي مجموعة البرامج والأدوات والتقنيات التي تساعد فريق العمل في التخطيط للمشروعات وتتبعها وتساعد بشكل سريع وفعال في تنفيذ المشروعات وتطبيق مراحل ادارة المشروع بشكل منظم وبالتالي تحقيق الأهداف.
تعرفنا في هذا المقال على مراحل ادارة المشروع وهم ٥ مراحل تساعد على العمل بشكل أفضل وتساعد على الاستفادة من الموارد إلى أقصى حد ممكن وتحفز على المشاركة ويتم توزيع العمل على الفريق ومتابعة تنفيذ خطة المشروع بالتزامن مع تنفيذ خطوات المشروع، والالتزام بالوقت المحدد لإنهاء المشروع، ثم تطرقنا إلى معرفة ضرورة وجود الأدوات والمهارات الأساسية لنجاح المشروعات.
يسعدنا تواصلك معنا نحن شركة استثمار لدراسة الجدوى واحصل على خطة تسويقية الآن، فنحن نساعدك على تنفيذ مشروعاتك بدقة عالية، وتوسعة نظام عملك وبلورة علامتك التجارية من خلال اطلاعك الدائم على كل ما هو جديد.
